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电子邮件,应该是这样写滴(n个好习惯让我们避免互相伤害)

在当年入职百度的时候,被俞军培训过电子邮件文化,其中所谈的理念和习惯一直沿用至今。有几次看到别人电子邮件中存在令人抓狂的细节和可以做的更好的部分,都会给些建议甚至还做过专门的小交流。为了避免重复再重复的说同样的话,干脆把一些重点写下来分享下吧。

1、要发给相关的人,不要发给不相关的人

这句看上去就是废话,对吗?但是很多邮件却都做不好这点,而这也许是电子邮件文化中最重要的一条。

要发给相关的人,首先是发对人,以及是让与此有关的人尽量知悉,就像建议让小白兔吃胡萝卜的事应该发给小白兔,抄送兔子妈妈,前者是直接人物,后者是相关人物。一般我们较少会发错直接人物,但经常会忘记也发给相关人物,这样容易造成信息传递的缺失,要知道兔子妈妈肯定会关心这件事,而且可能需要她来帮忙做胡萝卜刺身,所以她应该知晓或被通知到。

不要发给不相关的人,目的是避免其他人收到不必要的干扰。很多人都会抱怨电子邮件太多,而其中肯定有一部分是不需要收的。你们家小白兔要不要吃胡萝卜,你顶多也发给吃胡萝卜的小山羊,干嘛告诉小老虎呢?除了有一些流程要求的,或是需要特别知晓的事,并不需要也告知所有部门以及上级和上上级,虽然这样看似没有错,但造成了资源浪费、降低效率,如果每个人都这样做就成了“互相伤害”,而且容易造成遗漏真正重要的信息。

2、TO谁和CC谁

新人往往搞不清楚TO(发送)和CC(抄送)要怎么用,因为无论TO还是CC,最终都发邮件给了这些人,所以有的人就会全用TO,或者随意CC,但这样并不专业。

简单来说,TO是发给邮件的直接人物,他们是必须看到邮件和作出回应的人,而CC则是相关人物,一般来说吃瓜就好了,觉得有必要的时候才去参与。

TO和CC主要是为了收件人的方便,他们可以利用邮件规则,优先处理那些重要级邮件,而把CC这种可看可不看的延后或忽略处理,这样才能保证邮件真正被效率使用。

3、回应、及时回应

谁也不想让自己的邮件石沉大海、有去无回,所以我们需要重视回应。

作为被TO的直接人物,是必须要回应的且及时回应的,除非对方发送的是通知类信息。所谓及时回应,特别对于那些无法快速有结论的邮件,所要给出的只是如“邮件收到,稍后回复”这样的信息,起码让对方知道这封邮件被收到看到了,会被处理。如果不这么做,也许发件人总会惦记这件事,或者又再发邮件或用电话来问你收到没有,再次造成了效率的低下和资源的占用。

作为发件人,对于特别重要的事项,也请在邮件中明确告诉收件人自己要求回应,这样的邮件一般都会被如愿处理。

大家都知道电子邮件并非一来一往就结束了,它会传播、扩散、分叉……更像是一个击鼓传花的游戏,那么作为游戏里每一个拿到花的人,你的责任就是告诉你的上一位你拿到花了,让他可以稍事放下,然后你再继续传给下一位,或是在你这里让游戏结束。

4、一次一个主题

通常来说,一次只做一件事比做好几件事要效率高,邮件更是如此。

当一封邮件里包含了几件事的时候,过程和结果都会一团糟。因为不同的事,不同的人的回复会让你像早期IRC聊天室那样,每个人都在发言,有单独A对B的、A对D的,也有C对所有人的,没有任何针对标识,所有的信息混在一起,阅读和追踪都很费力。

所以,一封邮件尽量只说一件事,或是就一个主题说。如果有多个主题,那请不要嫌麻烦,多发几封邮件就好了,反而效率更高。

不过,回复的邮件往往会扯出其他相关主题的事,这很正常也很频繁,我的建议还是一样,可以另外新建邮件,如果要带上历史内容转发,那请务必注意修改邮件标题,因为已经是另外一个主题了。

5、标题就是效率

标题是我们浏览、搜索,对邮件进行选择处理的关键,它直接影响我们处理邮件的效率。

如果你的直接、简洁、准确邮件标题就能表达100%的邮件内容,那最好了。“请用某某公司注册‘目标日记’的9类文字商标”这样的标题肯定好过用“麻烦注册商标”在加上里面的详细解释要方便的多,仅从标题我们就很清楚是什么具体的事,可以选择是否立即处理或是稍后再看,在未来需要查询邮件的时候,搜索“目标日记”加“商标”就能快速定位到它,而不是不好搜,或是搜出N封关于“商标”的邮件再挨个去翻。

6、金字塔原理和一句话能力

好玩的是,《金字塔原理》那本书一点都不“金字塔原理”,所以不推荐看。

“金字塔原理”应用的反例是先说原因,比如给你讲一堆历史背景和信息逻辑作为铺垫,再抛出几个方案,最终才表达观点。而当你投入时间和思考,发现前面这些信息不相关或不重要的时候,时间已经被浪费了。所以建议的操作是,直接抛出你的目的和结果,简单解释原因或者暂时先不用解释,如果对方回复表示疑问,再去简单解释和深入解释。同样,作为信息的接受人,也会相当减负,不用先进行信息处理,而是得到一个明确的结果,如果没有问题则不需要进行后面的交流,如果有问题也可以针对沟通,而不是了解全部信息。

金字塔原理主要讲述的是表达的顺序的不同会使得效率不同,但如果你能直奔主题、简洁准确表达关键信息,用“一句话”就讲清楚事情内容,那会是比金字塔原理更优的结果。

7、格式和附件

当大家都更多使用手机收发浏览电子邮件的时候,收到一封带有2张图片却被打包成RAR文件附件的时候,你抓狂不?

这是因为发件人没有为对方考虑,或是没有经历过对方的使用场景。我会这么做:

尽量使用纯文本写邮件,因为重要的是内容、其次是正常展现(很多html格式的邮件在不同客户端是展现不了或展示不全的)

除非文件很多很大,否则尽量不使用压缩包文件,因为手机很难做解压缩操作

能发JPG就不发PDF,或是额外附加PDF版本,便于直接预览

提炼一部分附件的重要内容到邮件正文方便对方直接浏览,而不用非得打开附件;同上,把表格内容做截图图片,这样也不用非打开附件

尽量用直接清晰表达附件的命名,而不是图片1、图片2或无序名称,方便对方准确选择查看

除了上面的习惯,还有几个小技巧:

当对方有可能长时间无法回复,而你却需要尽快展开行动时,可以在邮件里特别标明“如果没有在约定时间内收到你的回复,会视为你默认同意,我将开始执行某某项目”之类的话,这样可能会迫使对方及时回复你,或者你也做好了相应通知

当发现邮件流开始变的越来越长,越来越复杂的时候,停止在邮件里深入讨论,用电话或召开会议当面解决

大部分邮件的最后都可以跟上“谢谢”,“感谢”或其他话语,虽然你的情感不一定那么强烈,但对方会感受到你的友好,也会带着好的情绪处理你的邮件,对于某些你特别想感谢对方的,可以适当加上感叹号,这样对方也能get到

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